Chaos am Arbeitsplatz oder “Ich bin ein Chaot, holt mich hier raus!”
23. August 2018 - Geschrieben von: Rita Sundag
Manche Büros sind einfach nur chaotisch, sei es aufgrund eines unorganisierten Teams, der Unternehmenskultur oder der Unberechenbarkeit der Arbeitsbelastung. Wenn Sie aber jemand sind, der festgelegte Strukturen liebt, kann ein chaotischer Arbeitsplatz Sie wirklich verrückt machen. Sie können mit Sicherheit nicht die gesamte Bürokultur verändern, aber Sie können die Auswirkungen des Chaos an Ihrem Arbeitsplatz abschwächen. Bringen Sie Struktur in Ihren Zeitplan, indem Sie eine priorisierte To-Do-Liste für jeden Arbeitstag erstellen und diese befolgen. Vermeiden Sie Unterbrechungen und behalten Sie Ihre Aufgaben und Projekte im Blick.
Machen Sie eine Pause, wenn Sie sich überwältigt fühlen. Verlassen Sie das Büro für einen kurzen Moment, gehen Sie spazieren oder holen Sie sich einen Kaffee. Wenn Sie das Büro nicht verlassen können, machen Sie eine mentale Pause, indem Sie kurz mal die Augen schließen oder ein paar Dehnübungen an Ihrem Schreibtisch machen. So eine Pause kann Ihnen einen Frischekick geben und Sie haben nicht das Gefühl, dass das umgebende Chaos Sie aufsaugen wird.
Organisation am Arbeitsplatz
In vielen Fällen werden Sie sich für Ihren Arbeitstag mehr vorgenommen haben, als Sie dann wirklich bewältigen können. Denn schnell kommen Anfragen und E-Mails, die Sie beantworten sollen oder unvorhergesehene Unterbrechungen werfen Ihren Plan über den Haufen. Trotzdem sollten Sie sich mit Arbeitsbeginn ein paar Minuten Zeit nehmen und notieren: Was muss heute unbedingt erledigt werden? In welcher Sache will ich heute vorankommen? Notieren Sie die wichtigsten unerledigten Aufgaben und strukturieren Sie diese. Beginnen Sie mit denen, die besonders wichtig sind, die überschaubar sind oder die sich ohne Abstimmung mit anderen erledigen lassen. Andere Arbeiten delegieren Sie oder erledigen Sie später am Tag. Planen Sie Zeit für Unvorhergesehenes ein und haken Sie Erledigtes ab. Das gibt ein gutes Gefühl!
Achten Sie auf Pünktlichkeit
Es ist immer wieder ärgerlich, wenn Meetings später als geplant starten, weil die Anwesenden auf andere warten müssen. Wenn das Meeting um 11.00 Uhr angesetzt ist, dann muss es auch zu diesem Zeitpunkt beginnen. Gewöhnen Sie sich an, fünf Minuten vorher da zu sein. Dann sind Sie in jedem Fall pünktlich und können die Zeit nutzen, um sich auf das Gespräch einzustellen und Ihre Unterlagen zu sortieren.
Genauso sollte das Meeting dann enden, wann es laut Tagesordnung und Einladung vorgesehen ist. Eine Besprechung, die um eine halbe Stunde überzogen wird, bringt den Terminplan aller Anwesenden durcheinander. Folgetermine können nicht eingehalten werden. Wenn Sie den Eindruck haben, dass gewisse Themen bis zum geplanten Ende nicht bearbeitet werden können, fragen Sie 15 Minuten vor dem Ende: Wie gehen wir mit der knappen Zeit um?
Tatort Schreibtisch
Wenn Sie zwanzig Minuten lang nach einem Stück Papier gesucht haben, das Sie bei mehr Ordnung in zwölf Sekunden gefunden hätten, verstehen Sie mit Sicherheit, wie wertvoll die Ordnung auf dem Schreibtisch ist. Oft verbringen wir den größten Teil unseres Arbeitstages am Schreibtisch. Auf ihm müssen neben dem Computer und dem Telefon auch viele andere Büromaterialien Platz finden. Kaffee, Handy und weitere persönliche Gegenstände nicht zu vergessen. Dann kann es schon mal eng werden. Und wenn jetzt noch Akten, Dokumente und Notizen dazukommen, ist das Chaos am Arbeitsplatz vorprogrammiert. Da jedoch der Schreibtisch oft auch als Visitenkarte des Unternehmens bezeichnet wird, insbesondere bei Kundenkontakt, sollte man einen ansprechenden aufgeräumten Schreibtisch haben. Bei Unordnung wird schnell auf Chaos, Überforderung, Kompetenzmangel und Probleme geschlossen.
Stoppen Sie das Chaos – so bringen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch
Zurücklegen
Wer das Chaos dauerhaft beseitigen will, sollte sich angewöhnen, seinen Arbeitsutensilien feste Plätze zuzuweisen. Alle Stifte in einen Stifthalter; Tacker, Locher, Tesafilm, Büroklammern und Co. in eine bestimmte Lade; Briefe und Zettel in spezielle Ablagen und so weiter. Wichtig dabei: Nachdem Sie die Geräte benutzt haben, legen Sie sie jedes Mal auch wieder an ihren Platz zurück. Nicht einfach liegen lassen. Das spart Suchzeit.
Wegschmeißen
Sie denken, Ihr Schreibtisch ist zu klein? Ich sage Ihnen ein größerer Schreibtisch ist nicht die Lösung. Mal ehrlich: Wie viele Stifte liegen in Ihrer Schublade? Wie viele zusätzlich auf dem Tisch? Und wie viele davon benutzen Sie regelmäßig? Eben – Stifte, die nicht mehr schreiben, gehören in den Mülleimer. Ansonsten reichen in der Regel ein Kuli, ein Bleistift und vielleicht noch ein paar Textmarker. Den Rest können Sie getrost wegschmeißen. Die beste Ordnung nutzt nichts, wenn Sie Überflüssiges nicht regelmäßig entsorgen. Ein Schreibtisch dient dazu, die Arbeit zu erledigen. Es ist keine Ausstellungsfläche oder ein Mini-Museum für Spielzeug, Stofftiere oder was auch immer. Bewahren Sie diese Dinge woanders auf und behalten Sie nur Gegenstände, die Ihnen dabei helfen, die Arbeit auf Ihrem Schreibtisch zu erledigen.
Die Oberfläche Ihres Schreibtisches sollte sichtbar sein
Räumen Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch auf – das sind meist nur wenige Minuten pro Tag, mit denen Sie aber Ihre Suchzeit während des nächsten Arbeitstages erheblich verringern. Verteidigen Sie Ihren leeren Schreibtisch um jeden Preis. Will jemand etwas darauf ablegen, fragen Sie sofort nach, was damit zu tun ist und wozu Sie die Unterlagen brauchen. Damit wird Ihr Schreibtisch in puncto Ablagefläche für alle Kollegen zur Tabuzone. Hey, die Oberfläche Ihres Schreibtisches sollte jetzt sichtbar sein. Super! Lassen Sie es so, wie es ist.
Ordnung auf dem Schreibtisch – auch der PC gehört dazu
Der Desktop ist nichts anderes als ein digitaler Schreibtisch und sämtliche Prinzipien aus der analogen Welt treffen hier auch zu. Kleistern Sie Ihren Desktop nicht mit Dateien zu. Unnötige Programme schließen und Dateien, die nicht mehr benötigt werden, bitte löschen. Dadurch entlasten Sie Ihren Rechner und dieser wird es Ihnen mit mehr Geschwindigkeit danken. Ganz wichtig ist auch die Ordnung bei Dateiverzeichnissen sowie bei der Vergabe von Dateinamen. Wer in Dateilabyrinthen erst lange suchen muss, vergeudet kostbare Zeit. Eine übersichtliche, klare und auch für andere Personen nachvollziehbare Ordnerstruktur erspart viel Frust.
Gut Ding braucht Weile
Regelmäßigkeit hilft, vor allem wenn man langfristig etwas ändern möchte. Neue Arbeitsschritte müssen quasi antrainiert werden. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und schon bald ist es für Sie vollkommen natürlich, an einem ordentlichen Schreibtisch zu sitzen.
Und Sie?
Wie haben Sie es geschafft, Ihren Schreibtisch zu organisieren? Schreiben Sie gerne einen Kommentar unter diesen Artikel, ich freue mich darauf!
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